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淺析艙位結算管理存在的問題與對策

放大字體  縮小字體 2020-06-13  來源:技術資料  熱度:62
淺析艙位結算管理存在的問題與對策 世界經濟全球化的進程幾乎使所有的班輪公司都加快了合作的步伐,多種形式的合作經營已成為班輪公司間實行全球航線網絡戰略的重要組成部分。新的航運經營模式必然對船公司的經營管理提出了新的更高的要求。本文根據我國班輪公司在經營合作航線中普遍存在的管理不到位的現象,重點剖析了合作航線艙位租金結算中存在的問題及其產生的原因,同時就加強我國班輪公司的航線合作的艙位結算管理的措施提出了相關的策略性建議。 

  1. 目前國內班輪公司合作航線艙位結算管理中的問題 

  艙位租金結算是艙位提供方與艙位使用方之間按月對所使用艙位租金的結算。隨著艙位出租、艙位互換、共同派船等多種合作方式的出現,目前我國班輪公司在管理中存在的問題也日益增多,主要有以下幾個方面: 

  1.1 船舶操作方操作不當 

  (1)區域離港報內容的制作錯誤:不按規定使用公認的船名縮寫或全稱與公共航次號;賣給合作方的艙位計算中,忽略了扣除合作各方的基本艙位數或基本重量二者中取大的原則規定而出現計算錯誤;沒有顯示其他合作方近程貨的內容; 

  (2)船舶操作人員沒有審核、糾正區域離港報中存在的錯誤;沒有保存前任的資料; 

  (3)收費通知不夠明確:只向審核人員提供有關郵件,但沒有明確的收費額;收費通知的內容不應在租金月度結算清單中收取(用租金月度結算表代替收費通知);將有爭議尚未落實的費用的郵件交審核人員結算,造成許多懸而未結的賬款;提供郵件的名稱與內容不符; 

  (4)個別分公司的管理不當:發生碼頭操作不當等緊急情況時,區域公司或分公司沒有及時通報總部尋求對策,而只將擅自處理后的結果顯示在區域離港報上;執行廢止已久的舊的協議;分公司的區域離港報的發送混亂。 

  1.2 協議中的漏洞 

  沒有及時增補協議的規定:有的公司對同一條航線、兩種合作方式以及不同的艙位重量等使用同樣的區域離港報,造成艙位租金結算的困難;有的協議對基礎數據的制作規定模糊,如:制作區域離港報的規定中,沒有明確規定近程貨的制作內容;費用承擔方不明確,如:多數公司在協議中對因中轉產生的重箱堆存費、冷藏箱插座費等其他額外費用,沒有規定承擔方;意外損失的補救措施不力或不存在,如:沒有規定因碼頭原因造成艙位費損失的補救措施等;此外,協議簽署滯后,也常會帶來法律上的風險,如:有的合作航線已結束而協議尚未簽署等。 

  1.3 費用審核工作方面的問題 

  審核工作在多數國內航運公司都沒有得到應有的重視,而艙位租金結算是審核工作中的一項重要的工作內容。如多數公司的業務部門領導、甚至航線經理都沒有做過審核合作航線費用的工作,或是雖曾做過合作航線開始前的費用審核,但多年沒有接觸審核工作,也不請費用審核人員參加有關業務會議(包括各合作方涉及艙位租金結算工作的會議),當其他業務需要時,就從審核人員中抽調而沒有予以及時補充審核人員。此外,審核工作中不僅人員短缺,而且也業務水平參差不齊。沒有完備的信息共享平合而需要浪費精力去搜集資料。凡此種種,都成為一些公司的審核工作已失去原有的功能變成枯燥、煩瑣、繁重的結算工作的原因。加之,對審核工作的成績評價不夠明確,也成為影響審核人員積極性的一個重要因素。 

  2. 產生問題的主要原因 

  (1) 國內班輪公司對分工細、環節多的工作現狀管理不細 

  通常合作方的調度、船舶配載與運使費審核工作都應由一個人負責并參與協議的簽訂,參加有關艙位結算等會議,所以不會存在脫節的問題,而國內班輪公司的上述三方面工作一般都分別由三個人負責,召開上述會議時,也都沒有審核人員參加,因此,容易造成工作脫節。同時,有些公司員工上崗業務培訓制度不夠完善,有的操作守則不夠詳細,有的工作質量監督與檢查機制不健全,造成對合作航線經營管理監督不力,不但對實際操作缺乏監督,而且對協議的履行也疏于管理,加之公司各部門面的工作又不夠協調而多數國內班輪公司又缺乏一些避免脫節的細化管理手段,致使不少公司在艙位結算工作中,特別是在審核工作中出現許多異?,F象,比如:公司多個部門的工作人員浪費精力,重復收集,保管本來可以共享的信息資料的現象;有的協議沒有下發給下屬分公司,或雖已發給分公司,卻未發給主管業務人員,上下脫節、溝通不暢的現象;有關卸任交接制度的規定是不明確,后任對前任的工作情況及未了事宜一無所知,在短時間內難以順利開展工作的現象,以及區域離港報中漏記短程貨載,漏收有關費用的現象等等。 

  (2) 國內班輪公司對審核工作的重視普遍不足 

  多數公司只注重開辟市場、攬貨力度、保證船舶準班與安全運輸以達到符合上級公司有關箱運量等指標要求,而對相對滯后的審核工作無論從審核人員的配備與工作安排、對其提出的問題與建議及其所做出的業績都沒有予以應有的重視,對因工作中信息不暢造成的后果也認識不夠。從公司的領導層到分公司以及部門領導層都沒有認真重視這項工作,因此,分公司與總部、部門間對審核工作的配合不夠,造成這項工作失去原有的功能。有的公司雖正著力開發電腦軟件或移植其他公司的電腦軟件,但是,他們忽略了人的靈活處理與分析問題的能力,也忽視了審核工作對航線經營的指導作用。 

  (3)獎勵措施不到位 

  有的公司除了職務晉升以外沒有制訂其他可行的待遇晉級制度,有的沒有制訂將個人收入與航線效益掛鉤的制度,有的人事管理制度不夠完善,有的采用以崗訂薪制度,使同崗位員工受到大鍋飯待遇,這些都是業務人員缺乏工作積極性與努力鉆研業務的熱情、責任心不夠。人性化、多層次的管理不能深入,企業文化教育與員工精神文明建設成效不明顯的主要原因。 

  上述種種原因,致使有的公司經營合作航線多年后,發現協議中的漏洞可能造成多年來漏收合作方的有關費用,發現墊付了其他合作方的巨額費用。實際上,國內班輪公司的絕大多數員工都能在實際工作中自覺盡責維護公司的利益,而且在很多方面的操作勝過其他合作方。如果企業領導能針對上述問題各自找出產生問題的原因,并運用適當的對策,就能更好的把住審核最后一關,完善經營管理,創造更大的效益。 

  3. 加強合作航線管理的對策 

  (1) 規范操作規程 

  要制訂行之有效的全套員工的上崗業務培訓制度、詳細的員工工作操作守則與嚴格的工作質量監督、檢查機制,建立一個合作航線經營管理監督部門,對合作航線的實際操作與協議規定實行監督,加強部門間的協調,采用一些避免脫節的細化管理手段,將區域離港報、船期表、有關協議等數據或資料建成一個共享信息平臺,使所有需要查看有關資料的人可以直接查看,而不再需要每個人都花時間去做信息的接收、保存、更正工作,同時,要加強內部各環節、各部門之間的聯系,特別是應收應付通知單與附件要正確、完整。要規范工作交接班制度,保證應收、應對通知單與附件的正確與完整建立航線效益與獎金掛鉤的獎勵機制,避免脫節。只有這樣,才能確保審核工作的程序化、標準化。 

  (2) 重視審核工作 

  艙位租金結算工作是運使費審核中的一項工作,是對市場調研與開發、合作方之間談判與協議簽訂、實際運輸中攬貨與營銷、船舶調度管理、船舶配載等諸多環節工作的總結;它能夠反映出協議簽訂得是否全面、合作各方的操作部門能否按照所簽協議中的規定操作等;而操作中的任何疏漏所造成的經濟損失,也都會在此顯現出來。同時,它又如同鏡子,通過借鑒其他多個合作方的經驗與不足,及時發現合作協議存在的欠缺以及航線經營管理等方面存在的問題。因此,國內班輪公司應重視這項能綜合反映航線效益及經營狀況的審核工作。在人員的配備方面,應選精通業務并兼具船岸工作經驗與審核經驗的、具有高度責任心、工作認真仔細且有較強的工作能力人員。在系列業務培訓方面,安排他們上船實習、參加協議介紹會、做三個月調度與配載工作、請有豐富審核經驗的老職工授課、再實習做三個月的審核工作等。審核人員不可頻繁流動,實習生、臨時幫忙人員沒經過正式培訓、不可作為審核人員。要設立與業務部門同級的、單獨的審核部門、安排審核人員參加商討擬訂協議的會議或有關租金結算方面及其他業務會議等,這樣可以達到從根本上加大審核力度的目的。 

  (3) 加強各環節之間的協調 

  設立直接對公司副總經理負責的合作航線管理部,負責部門之間的協調工作。在開辟新的合作航線前,召集簽訂協議的部門和有關業務部門的調度、審核部人員做好簽訂合作協議前擬定協議草案的工作;協議簽訂后,召集總部上述人員與口岸審核部人員共同探討協議內容以確保有關人員對協議的認識完全與協議一致,并定期召集上述部門有關人員共同協商實際操作中出現的問題,敦促有關部門及時增補協議的內容,并監督有關協議準確無誤的送達口岸審核部及區域公司。同時做到將有關文件資料如區域離港報、碼頭離港報、班期表以及有關協議等共享,并指定專人負責這些數據的更新與維護。此外,要明確規定接班人員須保存前任的全部業務檔案,形成接班人員負責制,建立各種級別完整的工作交接檔案,并細化不同崗位的員工守則,明確總部調度、區域調度、總部協議文件下發人員及審核人員、口岸審核人員的職責??煽紤]每三個月或半年,由管理部派人與總部調度、審核人員到各區域公司、各口岸聯合檢查工作,了解實際工作中存在的問題,并協助他們解決問題。 

  (4) 健全獎勵機制 

  改變同崗同酬的薪金分配制度,使效益與獎勵掛鉤。由管理部門負責工作質量的評定而不再由行政人事部門負責。制訂相關的職務晉升的晉級條例,加強對員工的考核和監督,根據員工守則,建立工作質量的監督、檢查機制,設立正確的衡量標準,從工作態度、業務水平、集體協作等多方面地、科學地考核員工,逐步形成企業有效激勵機制。 

  (5) 加強人性化管理并帶動企業文化教育等精神文明建設 

  管理員工的部門要像細化管理合作航線的經營一樣,開展對員工的細化管理工作積極發現員工的長處,盡力幫助每個員工解決后顧之憂并對員工進行必要的職業道德教育。通過倡導員工開展“人生價值觀”的討論,提高認識,引導每個員工認識到:只有摒棄浮躁的情緒,踏踏實實地立足本崗努力工作、增強責任心、努力鉆研業務、才能做出成績和積累工作經驗,從而不虛度年華,真正體現個人價值;個人的價值只有融入集體、匯入公司,才能使國內的公司在競爭中戰勝外國競爭者;國家強盛了,國人才能揚眉。 

  (6) 強化業務培訓工作 

  為適應新的競爭與發展形勢,加強員工的業務培訓是航運企業可持續發展的重要基礎條件之一。我國班輪公司應努力創造條件,加大教育培訓的投入,拓展靈活多樣的培訓途徑,不斷提高廣大員工的綜合素質,以確保不斷加強企業的綜合競爭力。 

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關鍵詞: 工作 審核 艙位 航線

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